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Cómo organizar mi archivo personal

Los archivos personales y familiares

Los archivos personales y familiares son las agrupaciones documentales originadas por las tareas cotidianas y los intereses privados de los distintos componentes de una familia. Estos archivos suelen ser muy heterogéneos y ofrecen testimonios diferentes a los que proporcionan los fondos de instituciones públicas o de las corporaciones privadas, ya que su consulta permite un análisis desde el otro lado del poder, posibilitando otra visión de los acontecimientos.

El principal objeto de este tipo de archivos personales y familiares reside en facilitar la buena administración del patrimonio en el más amplio sentido de la palabra. En ellos, el fin utilitario y económico determina la organización de sus documentos. Pero, al mismo tiempo, muchas veces se acaban convirtiendo en archivos históricos de alto valor cultural, pues contienen testimonios e información que permite reconstruir la Historia de una familia. Además, los archivos de científicos, artistas, académicos, escritores y ciertos profesionales suelen, además, tener alto valor e interés cultural.

El conjunto de sugerencias que se relacionan a continuación se centra en los archivos generados de forma cotidiana por cualquier persona o familia, dejando a un lado los archivos nobiliarios. Las recomendaciones expuestas tienen carácter meramente orientativo. Cada archivo personal y familiar es único y cuenta con sus propias singularidades, por lo que la forma de clasificar la documentación son también múltiples según las necesidades y peculiaridades de cada agrupación documental.  

¿Cómo organizo mis papeles?

No todo el mundo procede de una estirpe de hidalgos o de una familia de la antigua nobleza de la que se conservan títulos señoriales, honores eclesiásticos o pleitos de hidalguía. Pero sí que todo el mundo, dentro de su ámbito doméstico, genera documentación derivada de su relación con las administraciones (estatal, autonómica y local, Tráfico, Seguridad Social, AEAT…), documentos sanitarios (informes médicos), documentos derivados de la situación laboral (contratos, nóminas, informes de tiempo cotizado en la Seguridad Social…), contratos y recibos de suministros (luz, agua, gas…), documentos derivados de la gestión del patrimonio personal y/o familiar (contratos bancarios, escrituras de compraventa de bienes, contratos de alquiler, seguros, etc.), documentos personales (correspondencia, nóminas, carnets, pasaportes) y  fotografías, entre otros.

Algunos de estos documentos, como es el caso de las fotografías, correspondencia, carnets que ya no se encuentran en vigor, títulos académicos antiguos, incluso las nóminas de nuestro primer trabajo, se conservan a menudo con fines meramente nostálgicos que ayudan a la reconstrucción de la historia familiar. No obstante, hay otros documentos que conviene que sean conservados, puesto que son garantes de derechos de los individuos.

Este tipo de archivo, el que vamos generando en el día a día, puede llegar a ser, con el paso de los años, bastante voluminoso, por lo que resulta recomendable mantenerlo organizado con la finalidad fundamental de que aquellos documentos que se conservan estén en todo momento localizados y sean recuperables.