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La elaboración de Reglas y Calendarios de Conservación por parte de los responsables de cada archivo requiere el desarrollo de un análisis archivístico previo en el que  se identifica y valora la documentación generada por nuestra Administración en el ejercicio de sus funciones. Es en esta fase de tratamiento archivístico en la que, tras analizar los valores de los documentos, se decide si éstos deben transferirse a otro archivo del Sistema y conservarse de manera permanente, o si por el contrario, deben eliminarse total o parcialmente, en cuyo caso debemos aplicar criterios de selección.

La Regla de Conservación es por tanto la que determina el tránsito y destino de los documentos desde el momento en que se generan en las oficinas hasta su depósito definitivo en un archivo histórico estableciendo los plazos de transferencia, así como los plazos de eliminación una vez alcanzada la fase inactiva independientemente de cual sea el  soporte.

El resultado de este proceso se recoge en las Propuestas de Regla de Conservación de las series documentales que son presentadas a la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla y León, con el impulso e intermediación del Archivo General de Castilla y León. El conjunto de Reglas de Conservación generadas por las distintas unidades administrativas dependientes de un mismo Órgano conforman el Calendario de Conservación de cada uno de éstos que serán publicados en el BOCYL mediante Orden de la Consejería en materia de archivos y patrimonio documental, una vez oído el Consejo de Archivos de Castilla y León.

Última Orden publicada

• Orden CYT/13/2013, de 9 de enero, por la que se aprueban y se sustituyen los calendarios de conservación de determinadas series documentales del Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma de Castilla y León

Órdenes anteriores

• Orden CYT/1140/2006, de 30 de mayo, por la que se aprueban los Calendarios de Conservación de las series documentales que se relacionan
• Orden CYT/479/2009, de 17 de febrero, por la que se aprueban los Calendarios de Conservación de determinadas series documentales de la Administración de la Comunidad de Castilla y León y del Sistema de Archivos de Castilla y León
• Orden CYT/1512/2009, de 23 de junio, por la que se aprueban los Calendarios de Conservación de determinadas series documentales de la Administración de la Comunidad Autónoma de Castilla y León
• Orden CYT/1276/2010, de 23 de agosto, por la que se aprueban los Calendarios de Conservación de determinadas series documentales del Patrimonio Documental de Castilla y León
• Orden CYT/704/2011, de 19 de mayo, por la que se aprueban los Calendarios de Conservación de determinadas series documentales de la Administración de la Comunidad Autónoma de Castilla y León
• Orden CYT/27/2012, de 10 de enero, por la que se aprueban y se sustituyen los Calendarios de Conservación de determinadas series documentales de la Administración de la Comunidad Autónoma de Castilla y León

La aplicación efectiva de las reglas permitirá regular y controlar el ciclo vital de los documentos, conservar adecuadamente y de forma íntegra la documentación representativa del Patrimonio documental castellano y leonés controlando su crecimiento exponencial, así como establecer y normalizar las series documentales gestionadas por los Archivos del Sistema de Castilla y León a través del estudio del procedimiento que las ha generado.