Es el lugar donde se recogen y conservan los documentos generados en las oficinas. Esos documentos se conservarán durante el tiempo en que estén siendo usados por las oficinas que los han producido. Después, durante otro periodo de tiempo, seguirán siendo conservados para servir de consulta o referencia. Finalmente, aquellos documentos que se hayan decidido conservar debido a su valor (los demás se eliminarán), serán custodiados por los archivos históricos permanentemente, y se pondrán a disposición de la difusión, la investigación y la cultura. Cada una de estas etapas se corresponde con un tipo de archivo distinto. Así, podemos hablar del "archivo de oficina" (que es el que se lleva en las propias oficinas), el "archivo central" (al que pasan los documentos cuando se conservan para referencia o consulta de las oficinas) y el "archivo histórico" (al que irán los documentos que se van a conservar permanentemente). Esto es lo que se conoce como el "ciclo vital de los documentos".  

La información contenida en un soporte material de cualquier fecha o forma, producido o recibido por cualquier persona física o jurídica y por cualquier institución pública o privada en el ejercicio de su actividad. Es decir, los documentos de Archivo son aquellos que se generan de forma natural en el transcurso de cualquier actividad de carácter administrativo, profesional o personal, dando testimonio de dicha actividad. Es por esto que los documentos de archivo son únicos (es lo que diferencia a los archivos de las bibliotecas, que conservan ediciones de libros) y tienen valor probatorio y de información.

La entrada a los Archivos es libre y gratuita. No es necesario estar en posesión de la Tarjeta Nacional de Investigador (TNI), que fue suprimida en el año 2006. No obstante, para llevar un mínimo control de los usuarios de los Archivos, en ocasiones puede ser requerido al usuario el DNI, pasaporte u otro documento identificativo.

La entrada a los Archivos es libre y gratuita. No es necesario estar en posesión de la Tarjeta Nacional de Investigador (TNI), que fue suprimida en el año 2006. No obstante, para llevar un mínimo control de los usuarios de los Archivos, en ocasiones puede ser requerido al usuario el DNI, pasaporte u otro documento identificativo.

Los horarios de los distintos Archivos varían en función del centro. Por regla general, el Archivo General de Castilla y León, los Archivos Centrales de las Consejerías y los Archivos Territoriales tienen horario administrativo (horario obligatorio de 9 a 14 horas y horario flexible de 8 a 9 y de 14 a 15 horas). Los Archivos  Históricos Provinciales tienen horario de 8:15 a 14:45 de lunes a viernes y de 16:30 a 19 horas los lunes y martes, salvo en el periodo estival, cuyo horario es de 8 a 15 horas y no abren por las tardes. Puedes consultar en esta web el horario concreto de cada uno de los archivos en su apartado de "Información práctica".

En el buscador de fondos documentales del Portal de Archivos puedes hacer una primera prospección de los documentos que buscas. Además, cada centro de archivo cuenta con unos Instrumentos de Descripción (IDD's) que te facilitarán el acceso a los documentos. Los técnicos responsables de la atención al público en los archivos también te ayudarán a encontrar lo que buscas.

Para la consulta en sala de la documentación accesible que conservan los archivos no es necesario presentar ningún carné o tarjeta de investigador. Únicamente se tomarán los datos del interesado a efectos de control y se abrirá, en su caso, un expediente de investigador. El investigador solicitará el número de expediente y caja que quiera consultar, y se le habilitará un puesto para la consulta, supervisada en todo momento por personal del centro.

Tanto para fotocopiar como fotografiar un documento de un archivo es necesario solicitar permiso previamente al responsable del mismo. Será éste quien determine si el documento se puede reproducir sin peligro o si, por razones de conservación o de su contenido, no se debe proceder a su reproducción.

La consulta en sala de los fondos bibliográficos de los archivos es libre y gratuita. Sin embargo, el préstamo no se realiza en todos los centros sino que depende de la política interna de cada uno de ellos (en función de sus posibilidades y medios). En algunos de los archivos donde sí se realizan préstamos de libros de la biblioteca auxiliar, se debe disponer de la tarjeta de usuario. En otros centros, basta con presentar el DNI.

El personal de atención al público del archivo recogerá tu petición. La propuesta será valorada y si se considera adecuada, se llevará a efecto la adquisición.

Los Archivos organizan exposiciones, jornadas de puertas abiertas, visitas guiadas, cursos, talleres, charlas, presentaciones de libros, etc. Además, cualquiera de los Archivos del Sistema puede acoger a alumnos en prácticas (universitarios, estudiantes de cursos de postgrado y máster, etc.) previa solicitud a su responsable. Encontrarás información sobre las actividades que se están llevando a cabo actualmente en los Archivos en nuestro Buscador de actividades .

Cualquier persona puede participar, teniendo en cuenta en cada caso particular la edad del público para la que están pensadas y si el número de asistentes es limitado. Todas las actividades son gratuitas.

La signatura es un código utilizado en los Archivos para designar el lugar físico que corresponde a cada documento, es decir, nos permite "encontrar" dicho documento en el depósito. La signatura indica normalmente la caja y el número de orden del documento dentro de esa caja.